Web sitelerinde yapılan tanıtımlar ancak ziyaretçi siteye geldikten sonra tanıtım faaliyetlerini yerine getirmektedir. Ancak müşterilerinin ayağına gitmek de ayrıca faydalı bir etkinlik, dolayısıyla tanıtım olacaktır. Bu yüzden firmalar çeşitli vesilelerle (bayramlar, kampanyalar, yeni ürün lansmanları) bir konsept oluşturmalıdır.

Bu konsept uygun bir görselle potansiyel müşterilere, ziyaretçilere e-mail veya faks yolu ile gönderilmelidir. Gönderme işi teknik açıdan klasik yöntemlerle yapılırsa uğraştırıcı ve vakit alıcı bir süreçtir. Ceylin Soft bu işleri sizin yerinize yapmayı teklif ediyor.

Toplu mail gönderiminin ayrıca bazı tehlikeli yönleri vardır. En tehlikelisi domaininizin internetteki bazı sitelerin blacklistline düşmesidir. Bunun olmaması için iyi bir teknik alt yapıya sahip olmak gerekir. Ayrıca yerine ulaşmayan mailler daha sonra bir kere daha denenmelidir. Ceylin Soft bu tür deneyimleri bir çok defa yaşadı. Kısacası teknik detaylarla uğraşmanız gerekmiyor. Gönderilecek maili ve gidecek adres listesini, maillerin gönderileceği e-mail adres ve şifresini gönderin, Ceylin Soft sizin adınıza verdiğiniz adres listesine bu mailleri farklı bir program vasıtası ile göndersin. Ayrıca isteğe bağlı olarak gönderilemeyen mailler rapor olarak sunulsun.

E-mail gönderiminde normal kullanımdan farklı olarak kişiselleştirmeler de yapılır. Örneğin başlıkta "Sayın Yetkili" yerine sayın "Ahmet Aksoy"  12.08.2008 cari hesap bakiyeniz "-1256 dir."gibi. Tabi bunların olabilmesi için excel dosyasında bir sütunu Ad-Soyad, bir sütunu bakiye, bir diğerini de gidecek mail adresi olarak sağlamanız gerekir.

Yine benzer bir şekilde yukarıda bahsedilen fonksiyonlarla beraber bunları e-mail yerine vereceğiniz numara listesine faks olarak da gönderilir. Firmalar gün içersinde çok fazla mail aldıklarından bunları fazla incelemeden silebiliyorlar. Bu yüzden bazı tanıtımların faks yolu ile yapılması tercih edilebiliyor.

Toplu mail ve fax gönderilerinizin Ceylin Soft tarafından yapılmasının bir başka getirisi de elde edeceğiniz detaylı raporlandırmalar olacaktır. Bu konudaki standart rapor e-mailler için; e-maillerin gönderilemediği adresler ve neden (mail kotası dolu, böyle bir adres bulunamadı) gönderilemediği bilgisi olacaktır. Fakslar içinse gönderilemeyen numaralar olacaktır.

Daha önce bahsedilenlerden farklı olarak e-mail atılan kitlenin e-maile verdiği reaksiyonu ölçmekte, yazılacak küçük web uygulamaları ile mümkün olacaktır. Örneklendirerek açıklayacak olursak müşteriler mail almış; ancak okumamış olabilirler. Ceylin Soft ister kişi kişi ister yüzde olarak size bu raporu sunabilir. Yine benzer şekilde ister yüzde olarak istenirse isim isim yapılacak ankete kim ne cevap vermiş öğrenebilirsiniz.